辦公室禮儀

不要以為每位有工作經驗的同事都有基本禮貌和技巧,如果有機會,我想開班講講辦公室禮(workplace etiquette),課程內容包括:

電郵溝通:

  • 主題應簡要地反映內容,在許可的情況下,寫明目的如「FYI」、「For comments」讓收件人可即時判斷重要性,節省時間。
  • 行文扼要簡潔,每段超過五行的話,大大減低閱讀興趣。
  • 轉寄電郵時,用三句以內簡介內容,FYI或都See below然後下接一大串電郵是非常不負責任的行為。
  • 選擇收件者時,請三思,動不動寄給全村人,然後加句「sorry for x-posting」是故意騷擾講句對唔住就算的流氓行為。
  • 電郵簽名應該分對外及對內,內部溝通的簽名應精簡說明姓名、職銜、部門、內線便可以;除第一次接觸外,設定回覆郵件時不用加簽名,既然對方已知道你是誰的話,就不用炫耀自己又大又靚的title。
  • 請查閱傳訊指引,認清自己公司有沒有特定字體,沒有的話就用選用一種清晰的字體,用新細明體打英文字,雙重難看──難看清楚及無美感!

電話留言信箱 :歡迎辭亦應分對外及對內;錄歡迎辭時,請選擇寧靜的環境,正式錄音前亦請預先排練,不曉的英文或國語發音,請查字典或求教,冗長和under-rehearsed(即「甩咳」)的歡迎辭,令別人耳朵受罪。

工作態度 :請事事以「being helpful」為先,以公司的角度為大前提,山頭主義只是土霸的思維。 做上司的,不要動不動就把下屬罵個狗血淋頭,要別人心悅誠服的為你效勞是高層次的境界……

如果我仍獃在這星球的話,終有一天會開班。

3 thoughts on “辦公室禮儀

  1. 100% agree!In addition to the email bit, 有感而發: – 電郵簽名內請勿懶惰地include埋 `Should you have any queries, please…’那些禮貌結語,令整件事變得冇heart.– 請勿在商業email中加上情緒表達,如:多過一個感嘆號或問號,或以captial letters來突顯某字眼甚至句子,閱讀都會有被yelled at的感覺.

  2. 歡迎您到訪!多謝補充以豐富教材。就在我們在各自的星球積極籌辦開班講學吧。

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